organizar runiones

Errores al organizar una reunión

Cuando se organiza una reunión, algunos imponderables a menudo se omiten sea en física o virtualmente. De lo contrario, se podría caer rápidamente en demoras y pasar horas para ver los artículos que sólo debe tardar unos minutos. Peor aún, no se puede alcanzar rápidamente los objetivos.

Como organizar las reuniones

Concéntrese en lo que sobre todo debe recordar antes de su reunión de empresa.Vérificar al máximo el hardware antes de las reuniones, proyector de vídeo, conexión, cámaras, documentos de trabajo, marcadores, borradores, papel, etc.  Debe tener todo el equipo necesario para el buen desempeño de su reunión. De lo contrario, puede pasar parte de la reunión para buscar soluciones a las lagunas de relleno o a una reunión por nada, ya que no va a hacer la presentación que desea o no tendrá la impacto deseado.

organizar runiones

Compruebe antes de cualquier reunión que todos los trabajos de equipo y pedir a los participantes a hacer lo mismo antes de cualquier reunión virtual. Hay que recordar que esto no es sólo para tener el equipo para que funcione incluso si se trata del orden del día.

  • Primer uso: cada uno puede reflexionar sobre las propuestas o hacer preguntas en la reunión. Este último es preparado y usted puede conseguir las grandes manos en los bolsillos del día. Es probable que no lo hacen productiva. Una vez definida la agenda, se le siga y mantener un buen momento para estar seguro de que su reunión no hace arrastre.
  • No debe ser demasiado laxo con el tiempo ya que es probable que los participantes cuya concentración se marchita no aguanten. Si algunos problemas imprevistos suceden, pueden abordarse, puede agregar «varias cuestiones».
  • Antes de que comience la reunión, recuerde que debe designar a una persona que tenga en cuenta todas las interacciones de manera que pueda enviar un informe después de su reunión. Esto es sobre todo que todo el mundo puede seguir las distintas pautas para seguir o qué hacer a continuación.
  • La reunión debe dar lugar a un conjunto general de medidas que serán tomadas fuera de plazo o acciones.
  • Algunas preguntas pueden también estar sujetos a un procesamiento adicional y que tendrá, por tanto, tener en cuenta que no se queden sin respuesta.

Tiempos

Es probable que el tiempo para animar la misma sesión el tiempo que se tome notas de esta manera puede utilizar ya sea una persona ajena a tomar notas o a una persona del público que se puede designar el inicio de reunión o de antemano. Si usted es un excelente cronometrador, es común que algunas preguntas o cuestiones requieren más tiempo de lo esperado y se debe planear para batir el tiempo para evitar un punto no se aborda.

Mejor, no dude en programar descansos si su reunión es larga por lo que la concentración no disminuye. Más allá de una hora, ya se habrá perdido las tres cuartas partes de la audiencia por lo que huelga reuniones en extensión y que precipitarse. Mejor acercarse a un punto posterior para tener una audiencia que escucha más. Es común que esperar a los rezagados para empezar, pero es una mala práctica.

Desde luego, podría interrumpir la reunión y se sienten un poco de vergüenza de llegar pero no es culpa de los otros participantes si llegan tarde. Pendiente, se sancione a los que tomaron la molestia de llegar a tiempo y que incitan a hacer lo mismo la próxima vez. Peor aún, usted demuestra que este comportamiento es aceptable y los demás participantes son propensos a hacer lo mismo.