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Conseguir un servidor no es caro

Hoy en día, cualquier empresa debe incluir un componente tecnológico en su estrategia empresarial si quiere mantener su ventaja competitiva. Sin embargo, aunque las pequeñas empresas invierten fácilmente en dispositivos móviles, computadoras y portátiles, pocas están interesadas en los beneficios que un servidor podría aportar a su negocio. La tecnología puede ayudar a las empresas a prosperar, pero las organizaciones pequeñas rara vez encuentran el tiempo para comprender la tecnología en profundidad y aprovechar al máximo sus posibilidades. Muchos creen erróneamente que un servidor solo es adecuado para grandes empresas y que el costo es elevado. Dicho esto, sea cual sea su tamaño, cualquier VSE-SME puede beneficiarse de un servidor.

Una solución de bajo costo

Las pequeñas empresas deben tener cuidado de utilizar correctamente sus presupuestos. Desde una perspectiva de TI, una pequeña empresa tiende a invertir primero en un servidor físico. Este es el primer paso para crear una infraestructura de TI segura y sólida.

Un servidor está diseñado para procesar grandes cantidades de datos y proporcionar un espacio donde los empleados pueden crear y alimentar documentos, bases de datos confidenciales de clientes y también almacenar y compartir aplicaciones y todo tipo de información. También garantiza la seguridad y el control de acceso que se vuelve cada vez más crucial a medida que crece el negocio. El servidor es un factor clave para el crecimiento. Ofrece nuevas oportunidades para las VSE / PYME que les permiten actualizar sus modelos comerciales y crear otros nuevos, como sitios de ventas en línea.

Buenas noticias en estos momentos de crisis para las empresas: el coste de un servidor ya no es prohibitivo. El retorno de la inversión se generará rápidamente gracias a los beneficios obtenidos por la simplificación de los métodos de trabajo, lo que se traduce en una mayor eficiencia y una mayor productividad. Existe una amplia variedad de servidores disponibles para VSE / PYMES. Para un sistema estándar cuesta unos 300 euros, que es más barato que muchos portátiles. Si la empresa necesita una solución más robusta (un servidor más potente, un disco duro más grande, más memoria, un procesador y un sistema operativo más rápidos), el coste rondará los 1.000 euros.

¿Cómo saber si se necesita un servidor en la empresa?

Cualquier VSE / SME con un mínimo de dos empleados debería considerar comprar un servidor. Cuantas más computadoras contrate y posea (incluidas computadoras portátiles y tabletas), más necesitará para automatizar estas operaciones. Las empresas están cada vez más preocupadas por la seguridad, la protección de datos importantes y la mejora de la forma de trabajar de las personas. Hay varias señales que pueden alertar a las empresas sobre la utilidad de invertir en un servidor:

  • El acceso a la información está ganando importancia
  • La primera señal de que una empresa necesita un servidor es la creciente demanda de sus empleados para compartir y acceder a datos y archivos importantes, como bases de datos de clientes que anteriormente se almacenaban en computadoras individuales. Los empleados tienen que enviar documentos por correo electrónico constantemente y no pueden encontrar archivos cuando más los necesitan.
  • Las computadoras comienzan a agotarse
    A medida que un número creciente de aplicaciones y archivos se almacenan localmente en las computadoras de todos, comienzan a llenarse y a ralentizarse. Las computadoras tardan mucho en arrancar y, a medida que avanza el día, la apertura de aplicaciones y archivos a veces se vuelve más lenta. Peor aún, los empleados pueden verse obligados a reiniciar su PC cuando sus aplicaciones dejan de responder. Además, el creciente número de archivos y aplicaciones que se utilizan puede ocupar un espacio considerable en el disco duro. Por lo tanto, las empresas deberían, por falta de espacio, considerar la sustitución de sus discos duros por modelos de mayor capacidad.
  • Los empleados tienen necesidades específicas de software
    Las VSE / PYME están comenzando a invertir cada vez más en programas específicos, como bases de datos o software de contabilidad, para respaldar la actividad empresarial y mejorar la productividad y la eficiencia de los empleados. Sin un servidor, el software debe instalarse en varias computadoras y las licencias son costosas. Las empresas también están descubriendo que algunos de sus empleados utilizan versiones anteriores de software y, por lo tanto, no pueden actualizar y compartir documentos fácilmente con sus colegas.
  • Las copias de seguridad se han convertido en una necesidad
    Las empresas están comenzando a darse cuenta de que las computadoras de sus empleados contienen mucha información esencial y temen que los datos confidenciales (como la información de contacto del cliente o pedidos recientes) se pierdan o eliminen accidentalmente. Dado que los empleados pueden no ser conscientes de la utilidad de realizar copias de seguridad periódicas de los datos de su computadora, las empresas deben considerar la automatización del proceso.
  • Los empleados necesitan un acceso remoto seguro
    En el contexto actual marcado por la movilidad, la empresa espera que sus empleados puedan trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento. Las empresas reconocen cada vez más la necesidad de conectarse al servidor desde casa o mientras viajan. Por mucho que quieran brindarles acceso remoto, las empresas también temen por su seguridad y su capacidad para controlar el acceso a información confidencial.

Los beneficios de instalar un servidor

Al instalar un servidor con el sistema operativo Windows Server 2012, las VSE / SMB pueden maximizar su infraestructura, optimizar sus operaciones y mejorar drásticamente la productividad de los empleados. El servidor central de archivos y bases de datos le permite compartir documentos con toda la empresa y les da control sobre su activo más valioso: los datos. Los empleados pueden acceder fácilmente a los archivos en cualquier momento, por lo que no pierden tiempo rastreando quién tiene esta información (como una lista de contactos actualizada o preguntándose quién trabajó por última vez en un documento y si tiene la última versión). Otra razón para invertir en un servidor dedicado es la capacidad de realizar archivos y copias de seguridad en la red.

La colaboración es posible mediante el uso de una red centralizada que almacena aplicaciones y archivos en un espacio seguro accesible para todos y permite a los usuarios otorgar permisos o limitar el acceso a algunos, así como establecer equipos de colaboración. Los empleados, socios y clientes tienen la capacidad de trabajar juntos en un espacio virtual, compartir e imprimir documentos y acceder a información como bases de datos, hojas de cálculo, cifras contables, herramientas CRM y más. La organización de reuniones es fácil gracias a los calendarios en línea compartidos entre los miembros del equipo y la verificación rápida de la disponibilidad de todos. Las pequeñas empresas también pueden establecer oficinas regionales para satisfacer mejor las expectativas de sus clientes.

Dado que todo se almacena en un servidor central, se libera espacio en las computadoras de todos. En otras palabras, las estaciones de trabajo y las computadoras portátiles individuales funcionan más rápido, tienen menos problemas y ya no necesitan capacidades de disco duro tan grandes, lo que hace posible elegir computadoras portátiles más livianas. Por lo tanto, pasa menos tiempo en cada computadora porque el soporte y las actualizaciones de software se pueden realizar a través del servidor centralizado. También garantiza que todos los sistemas ejecuten las últimas versiones y ayuda a reducir la cantidad de licencias de usuario.

Un único punto de entrada proporciona una mayor seguridad ya que el acceso a información comercialmente sensible se gestiona y controla mejor. Por tanto, es posible denegar la autorización a determinados usuarios no registrados. Con tal nivel de seguridad, es posible proteger a toda la empresa de intrusiones y ataques. También permite a las empresas cumplir con los requisitos legales de recopilación y retención de datos.

¿Cuál es el servidor más adecuado para VSE / SME?

Un servidor es muy similar a una computadora de escritorio, pero funciona de manera muy diferente. A diferencia de una PC típica, sus componentes internos, incluidos el disco duro, la memoria y los procesadores, se han diseñado especialmente para funcionar las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Un servidor funciona con sistemas operativos especializados diseñados para múltiples aplicaciones y usuarios. Hay muchos servidores diferentes en el mercado y su precio varía según la cantidad de energía que necesite la empresa.

Por lo tanto, antes de invertir en un servidor, es importante saber cuántas y qué tipo de aplicaciones necesita utilizar la empresa y cuántas personas necesitarán para acceder a ellas. En general, para una VSE / SME de menos de 25 empleados que simplemente desean compartir archivos y usar aplicaciones a diario, como un servidor de impresión y el uso compartido de documentos de oficina, un servidor en torre equipado con un procesador y de dos a cuatro discos duros. debería ser suficiente.

En algún momento, las VSE / PYMES en crecimiento tendrán que adquirir un servidor más eficiente o considerar agregar servidores adicionales. Por ejemplo, si el crecimiento del negocio requiere el uso de aplicaciones adicionales, con un gran volumen de datos (como Salesforce) o que alojan grandes bases de datos, necesitará un procesador y discos duros mucho más potentes. En este caso, se recomienda elegir un servidor con dos procesadores y de cuatro a seis discos duros.

El aumento de la cantidad de datos y la necesidad de almacenar grandes cantidades requerirá servidores adicionales. En un momento en que las VSE / PYME se están diversificando y lanzando sitios de ventas en línea, las empresas necesitarán un servidor de comercio electrónico seguro. También deben considerar aumentar la cantidad de aplicaciones comerciales (como libros de contabilidad) y elegir un servidor de datos dedicado, uno para copias de seguridad y otro para el firewall.

Para las empresas en crecimiento que ya han utilizado varios servidores durante un tiempo y desean seguir ampliando sus aplicaciones, un servidor en rack es la opción ideal. Esto proporciona más energía, ocupa menos espacio si se ubica en un gabinete de rack, simplifica la administración de cables y facilita y hace más eficiente la administración de la refrigeración.

No importa el tamaño de la empresa

El tamaño de la estructura no importa al invertir en un servidor. Un servidor le dará tranquilidad a su pequeña empresa, le permitirá controlar sus datos y permitirá a sus empleados trabajar juntos mejor y más rápido. También preparará a la empresa para la llegada de nuevas aplicaciones y nuevos servicios para los clientes. A medida que la empresa crece, la escalabilidad es posible gracias a la incorporación de nuevos servidores que garantizan la capacidad de las VSE / PYMES para mantener su ventaja competitiva.

Antes de invertir en un servidor, las pequeñas empresas deben asociarse con un socio de confianza para asegurarse de que las decisiones que tomen hoy respalden sus negocios en el futuro. Necesitan evaluar las operaciones actuales y, con la ayuda de su socio de TI, imaginar dónde creen que estarán en cinco años: qué servidores y aplicaciones podrían necesitar y cómo los administrarán.

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