Comprobantes digitales
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Comprobantes digitales

Con la tecnología digital, todo va más rápido para todos los implicados. En el caso de los comprobantes digitales, esto afecta a los empleados que se desplazan, a los gestores encargados de la validación, al departamento de contabilidad que tiene que registrar y procesar los gastos de la empresa y al director financiero que quiere disponer de cuadros de mando actualizados en tiempo real.

Comprobantes digitales y su validez

Para alcanzar este nivel de excelencia, primero hay que garantizar la calidad de la información transmitida de una etapa a otra. Y el valor probatorio de los comprobantes digitales de un documento sirve precisamente para añadir un sello de calidad que garantice la buena conformidad de la información compartida.

¿Qué es el valor probatorio del comprobante?

Desde el punto de vista jurídico, el término «probatorio» se refiere a lo que constituye una prueba. Se trata, por tanto, de un documento cuya legitimidad e inalterabilidad puede ser probada. Un documento probatorio puede utilizarse para demostrar un hecho concreto. En este caso, que el gasto realizado es la realidad, y que lo que lo justifica es una prueba irrefutable de ese gasto.

La razón por la que el valor probatorio es tan crucial hoy en día ya que los documentos electrónicos pueden tener el mismo valor que un documento en papel. Esto significa que es posible digitalizar un documento en papel de forma que cumpla con la normativa vigente para tener una versión digital que sea en todos los sentidos idéntica a la versión original.

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Pero para que esto sea reconocido por las autoridades públicas, el documento debe tener valor probatorio. Es decir, la originalidad de un documento archivado digitalmente debe poder probarse si es necesario, para eliminar cualquier duda sobre una posible alteración. El valor probatorio se aplica tanto a los documentos digitales nativos como a los documentos en papel transformados en archivos informáticos.

¿Por qué es tan importante el valor probatorio?

Un archivo digital puede ser fácilmente alterado y modificado. Hay cientos de aplicaciones -algunas de las cuales pueden ser utilizadas por el público en general- que pueden retocar y editar documentos. El escenario básico es sencillo: un vendedor sin escrúpulos hace una foto del recibo de un restaurante con su smartphone.

A continuación, cambia los números a través de una aplicación de edición y guarda el recibo. El resultado: puede recibir el reembolso de un informe de gastos que no se ajusta a la realidad.

El valor probatorio es importante porque cualquier información digital puede ser modificada. Añade una capa adicional de control para un cumplimiento infalible. Así, se evita el fraude, al tiempo que se integra en un software profesional. Cuando el comprobante de gasto llega al departamento de contabilidad, éste se asegura de la conformidad del comprobante y puede proceder más rápidamente a su tramitación.

¿Cómo hacer válido un documento?

Hay que utilizar una solución profesional, que puede ser una impresora multifunción con la tecnología necesaria, o una aplicación para smartphone capaz de cumplir los criterios impuestos por la ley. Hay tres criterios:

Una reproducción idéntica: la copia debe ser coherente con el original en imagen y contenido. Nada debe ser alterado, retocado o modificado. Si hay que comprimir el archivo para reducir su tamaño, hay que hacerlo sin pérdida de información.
Un único formato: todos los documentos deben escanearse y almacenarse en formato PDF o PDF A/3 (ISO 19005-3) para garantizar la interoperabilidad del sistema y la continuidad de los datos.
Debe establecerse un sistema de seguridad, de conformidad o de sellado de tiempo que corresponda al menos a la referencia general de seguridad (RGS) de una estrella, incluyendo las fechas de las distintas operaciones realizadas.
Así, desde un smartphone, es posible escanear un informe de gastos original en papel para obtener un original digital «certificado». Contiene las mismas propiedades legales que el original en papel y no puede ser modificado sin que quede constancia de la modificación.

 

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